Сделать недостатки электронного документооборота прозрачными.

Эта статья о том, что такое электронный документооборот. В этой статье вы узнаете, что электронный документооборот – это система процессов обработки документов в электронной форме, так называемый «безбумажный документооборот». Участниками электронного документооборота являются хозяйствующие субъекты (продавцы, покупатели), а также операторы электронного документа.

Здравствуйте, уважаемый (ая) коллега! Развитие информационных технологий не стоит на месте, а вместе с ними развиваются и бизнес-процессы, а что-то совсем сходит на нет. Так, постепенно различные компании, в том числе и государственные структуры, переходят от бумажного документооборота к электронному. Понятие “электронного документооборота”, основных форм систематизации и внедрения мы рассмотрим в данной статье. Оставайтесь с нами. Что такое электронный документооборот. Надеюсь, что представленная информация позволит значительно сократить временные, трудовые и финансовые затраты вашего бизнеса или, в случае если вы только планируете стать предпринимателем, предотвратить допуск ошибок в этом направлении.

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:

  1. Производственный документооборот;
  2. Управленческий документооборот;
  3. Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
  4. Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
  5. Бухгалтерский документооборот;
  6. Складской документооборот;
  7. Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
  8. Технический и/или технологический документооборот и др.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать в вашей организации, так как вы будете осуществлять данный учет, прибегнув к услугам аутсорсинговой компании и так далее.

Какие же задачи выполняет ЭДО?

  • обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;
  • осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;
  • оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;
  • производит протоколирование всех процессов;
  • оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;
  • за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;
  • упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Таким образом, мы рассмотрели с вами основные понятия и виды ЭДО, а также задачи, которые решает данная система.

Что такое автоматизация электронного документооборота. Электронный документооборот: плюсы и минусы

Электронный документооборот представляет собой информационную систему, позволяющую более рационально и легко пользоваться данными компании. Она включает в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, дающую возможность оперативной связи, интернет, локальную сеть и так далее. В различных организациях такого рода комплекс может состоять из разных компонентов.

Главными преимуществами электронного документооборота по сравнению с бумажным являются:

  • возможность поиска файлов в системе по множеству фильтров и параметров;
  • полный учет производственной или какой-либо другой документации;
  • оперативное составление отчетов предприятия;
  • оперативное управление предприятием и обмен информацией по защищенным каналам с любой точки (не обязательно быть всем вместе на одной территории, чтобы взаимодействовать);
  • унифицированные шаблоны для создания документов;
  • наблюдение и контроль над персоналом;
  • распределение прав доступа к корпоративной информации по определенным критериям и параметрам;
  • сокращение затрат на бумагу (а если более глобально, то в какой-то степени решение проблем экологии);
  • возможно сокращение штата сотрудников, занимающихся работой с бумагами, а также сокращение арендуемого (занимаемого) помещения за счет отсутствия бумажных архивных документов.

Что же касается минусов ЭДО (электронного документооборота), то их не так уж и много. Это достаточно дорогостоящее программное обеспечение и временные затраты, как на обучение сотрудников, так и на оцифровку уже имеющихся документов. Но если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, то проблем с внедрением электронного документооборота у вас не должно возникнуть, так как персонал будет уже на начальном этапе работать в данной системе.

Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем.

Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены.

Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.

Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила.

Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев.

Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации.

Во-первых, наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения;

Во-вторых, все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к нему доступ;

В-третьих, между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее;

В-четвертых, необходимо создать специализированное подразделение или привлечь в качестве аутсорсинговой компании (подробнее про аутсорсинг можно почитать в этой статье ).

Ну и наконец, административный сектор компании должен быть готов к тому, что вместо привычной “ручной” подписи будет использоваться электронная подпись.

Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

Виды систем электронного документооборота

В данном пункте статьи мы рассмотрим системы электронного документооборота. Виды ЭДО.Виды систем электронного документооборота. Хочется отметить, что любая система может содержать элементы указанных ниже категорий, но в основном они имеют конкретную ориентацию в каждой области, которая связана с позиционированием продукта.

Что включает в себя электронный документооборот?

Это документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП). Их форму может регулировать закон. Например, отчетность для налоговой или пенсионного фонда, универсальный передаточный документ (УПД), счет-фактура.

Чем лучше электронный документооборот?

Плюсы электронного документооборота Юридическая значимость. Все документы в ЭДО, подписанные электронной подписью, являются юридически значимыми. То есть обладают той же юридической силой, что и бумажные документы с синей печатью и подписью.

Что такое Эдо простыми словами?

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен документами, подписанными электронной подписью. Для электронного документооборота недостаточно сделать сканы и отправить их по электронной почте. Каждый документ должен быть заверен электронной подписью.

Какие преимущества для субъектов информационного права имеет электронный документооборот?

Итоги Плюсы электронного документооборота несомненны: сокращение материальных, трудовых затрат на оформление и обработку документов, экономия времени на их согласование и утверждение и множество других положительных моментов.

Что можно отнести к недостаткам электронных документов?

К минусам можно отнести и неизбежность расходов на внедрение ЭДО. Однако затраты будут компенсированы оптимизацией бизнес-процессов и ускорением документооборота. Чем раньше вы начнете внедрять электронный документооборот, тем меньше потратите времени на оцифровку документов в будущем.

Какие преимущества имеют электронные документы?

Преимущества ЭДО высокая скорость обработки документов, возможность автоматизации многих аспектов документооборота, компактность — электронная база данных занимает меньше места, чем бумажные дела, высокая степень защищённости информации, возможность удалённой работы с документами.

Как подключиться к электронному документообороту?

Для подключения к оператору ЭДО необходимо зайти на его сайт, зарегистрироваться, загрузить сертификат ЭЦП и оплатить услуги по выбранному тарифу. Ваши также контрагенты должны быть подключены к одному из операторов ЭДО.

Что такое бумажный документ?

Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации Конструкторский документ в бумажной форме — (бумажный документ): документ, выполненный на бумажном или аналогичном по назначению носителе (кальке, микрофильмах, микрофишах и т.

Почему важен электронный документооборот?

Преимущества электронного документооборота Благодаря специфике подобных систем руководство предприятия и руководители подразделений могут быстро и удобно отслеживать все бизнес-процессы организации. Еще одно важное преимущество электронного документооборота перед бумажным – повышение процента выполнения поручений.

В чем преимущество электронного документооборота?

Это удобно: вести учет и обмениваться документами можно в одном сервисе, не перемещаясь между вкладками. Интегрировать ЭДО можно в любую систему с помощью модуля для 1С, Диадок. Коннектора, API Диадока и решения для SAP.

Какие функции выполняет электронный документооборот?

Каждая система электронного документооборота обеспечивает выполнение базовых функций, в числе которых: Создание, регистрация и хранение электронных документов, создание карточки документа. Движение документа по заданному маршруту, возможность его отслеживания. Ведение истории изменений документа.

Что такое система электронного документооборота дело?

СЭД « ДЕЛО » – автоматизация работы с документами, задачами и процессами Проверенное решение, актуальные технологии, простота обслуживания. « ДЕЛО » - система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, рассчитанная на максимальные нагрузки. Надежное и безотказное решение.

Как работать через Эдо?

Сотрудник одной из компаний формирует документ, например заявление или официальное письмо. Затем подписывает его электронной подписью и посылает через систему ЭДО адресату. Работник компании-получателя прочитывает документ, а затем также проставляет свою электронную подпись.

В чем отличие электронного документа от бумажного?

Главное отличие электронного документооборота от бумажного — способ передачи и хранения документов. В ЭДО файлы перемещаются по предоставленному оператором каналу связи, а в бумажном документообороте — с помощью почты или курьерской службы.

Для чего нужен электронный документооборот?

ЭДО обеспечивает защищенный обмен документами. Данные не потеряются и не изменяются. При этом документ с КЭП является полным аналогом бумажного с подписью от руки и печатью. Чтобы работать с системами контроля, нужно использовать электронную передачу документов.

Что может Эдо?

ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи. В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.

Что включает в себя система электронного документооборота?

С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия: ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.

Электронные архивы

Электронные архивы (ЭА) — это системы электронного документооборота с досконально проработанными средствами хранения и поиска информации. Благодаря совершенной системе ЭА поиск можно выполнять не только по названию документа, но и по ключевым параметрам.

Системы ЭДО с развитыми средствами workflow (WF)

Достаточно сложная категория, в которой сами документы не имеют первостепенного значения. Здесь на первый план выходят работы, а к ним уже привязываются документы. Таким образом, они движутся по определенно заданному маршруту (жесткая маршрутизация). При помощи таких систем можно организовывать работы по определенным направлениям, для которых заранее известны и прописаны все алгоритмы.

Системы ЭДО, ориентированные на поддержку управления организацией и накопления базы знаний

Такого рода программы, как правило, являются гибридными и могут сочетать в себе элементы двух предыдущих. Причем базовым элементом может быть или документ или задание в зависимости от выбора. Для осуществления функции управления организации нужна как жесткая маршрутизация, так и свободная, когда маршрут документа прописывает руководитель (например: после регистрации входящего документа, руководитель “расписывает” его согласно смыслу и заданию), поэтому обе указанных технологии имеют место быть в той или иной ситуации. Такие системы активно используют государственные органы, крупные компании, в которых четко распределена иерархия и имеются определенные правила и процедуры. Сотрудники сами создают документы, подготавливают их, принимают решения и осуществляют контроль за их исполнением.

Системы ЭДО типа collaboration (коллаборация)

Такие системы ориентированы на совместную работу и являются новыми в области электронного документооборота. Они были созданы благодаря изменению рыночных условий и необходимостью быть четко ориентированными на определенные сферы без лишнего балласта. Они являются противоположностью указанных выше систем, ввиду отсутствия четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Их главной задачей является обеспечение совместной работы людей в организации, даже если они находятся в разных точках планеты, а также сохранять результаты проделанной работы. Как правило, они созданы по типу порталов, представляющих собой сервисы хранения и публикации.

Системы с развитыми дополнительными сервисами

Я думаю, что вы не раз слышали такое понятие как CRM (customer relation management) — это сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга и так далее. Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Прежде чем внедрять программы электронного документооборота на крупных предприятиях советую вам провести глубокий анализ представленных систем и выбрать оптимальную, с применимым только для вашей организации перечнем систем. Важно, чтобы СЭДО представляли возможность эффективного управления предприятием и прозрачностью всех его процессов, но в тоже время высоким уровнем конфиденциальности.

При выборе платформ советую вам особое внимание уделить организации архивов электронных документов, автоматизации документооборота с учетом индивидуальных особенностей вашего предприятия и вовлечение в уже действующую систему.

Проблемы внедрения систем электронного документооборота

Любая компания, стремящаяся к модернизации процессов и идущая в ногу со временем, так или иначе, сталкивается с проблемами внедрения новых систем. Проблемы внедрения ЭДО.Проблемы внедрения систем электронного документооборота. Это может коснуться и организацию, желающую внедрить системы электронного документооборота.

Давайте рассмотрим, с какими проблемами вы можете столкнуться:

Во-первых, как мы уже говорили, рассматривая плюсы и минусы ЭДО, это психологический барьер, но проблема не только в нем. Также препятствием может стать низкая образованность персонала предприятия, нежелание обучаться, боязнь прозрачности процессов. Одним словом — консерватизм.

Во-вторых, многие предприятия, к сожалению, еще не успели далеко уйти от советского типа управления, а именно фактор директора советского периода, когда он сам не желает работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

В-третьих, частые структурные изменения в организации и слабая формализация бизнес-процессов.

В-четвертых, так или иначе, придется взаимодействовать с внешним миром, который еще не перешел полностью на электронный документооборот, хотя и стремиться к этому.

Электронный документооборот в государственных закупках

В данном пункте статьи хочется отразить основные моменты нормативного регулирования электронного документооборота в госзакупках. Электронный документооборот в государственных закупках.Электронный документооборот в государственных закупках.

Согласно статье 5 Федерального закона от 2022-07-28 г. № 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”:

“В рамках отношений, указанных в части 1 статьи 1 настоящего Федерального закона, допускается обмен электронными документами, предусмотренными законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами о контрактной системе в сфере закупок, между участниками контрактной системы в сфере закупок, в том числе подача заявок на участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), окончательных предложений. При этом указанные заявки, окончательные предложения и документы должны быть подписаны усиленной электронной подписью и поданы с использованием единой информационной системы ”.

Также в данной статье говорится и о том, что ключи усиленной электронной подписи и их сертификаты проверки можно получить только в специализированных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию в соответствие с Федеральным законом от 2022-07-28 г. № 63-ФЗ.

Уполномоченные органы разрабатывают порядок взаимодействия указанных удостоверяющих центров с единой информационной системой и электронными площадками, также разрабатываются требования безопасности.

Таким образом, при наличии у поставщика (участника закупок) электронной подписи, препятствий для участия в государственных закупках нет.

Итак, в данной статье мы с вами рассмотрели основные принципы электронного документооборота. Из наиболее известных корпораций, предоставляющих услуги по продаже и установке программного обеспечения можно выделить такие, как фирма 1С, 1С-Рарус, ABBY и другие.

На этом сегодня все. Надеюсь, что данный материал был для вас полезен. Желаю вам удачи и до встречи в следующих выпусках.

P.S.: Если вам понравилась статья, то ставьте лайки и делитесь ссылками на статью со своими друзьями и коллегами в социальных сетях.

Сбербанк-АСТ навязывает допуслуги?

ФАС признала, что электронная площадка Сбербанк-АСТ нарушает закон о контрактной системе. Это проявляется в навязывании дополнительных платных услуг участникам закупки. Эл. площадка требует от победителя тендера подключить систему юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО). Стоимость услуги в год — 5900 рублей, включая НДС. Эта система нужна, чтобы в цифровом виде обмениваться документами о внесении платы за победу, первичными учетными актами, счетами-фактурами. Получить эти документы на безвозмездной основе можно только в офисе платформы по месту его нахождения.

Комиссия ФАС признала, что площадка установила неправомерный порядок предоставления первичных документов. Этими действиями она ограничивает права участников, нарушает ч. 4 ст. 24.1 44-ФЗ и содержит признаки состава административного правонарушения, который предусмотрен ч. 5 ст. 7.31.1 КоАП о нарушении правил документооборота при проведении цифрового аукциона. Максимальная санкция по этой статье — 15 000 рублей.

ФАС обязала электронную площадку до 2022-07-28 устранить нарушение и отчитаться об этом. В рамках ч. 23 ст. 99 44-ФЗ госконтракт нельзя подписывать до исполнения предписания.

Когда получают закрывающие документы

Как загрузить акт исполнения контрактов на РТС-тендер — стороны обмениваются через систему электронного документооборота.

Электронная торговая площадка РТС-тендер взимает с участников плату в соответствии с тарифами:

  • в виде комиссии с выигранного госконтракта по 44-ФЗ;
  • платы за участие в торгах по 223-ФЗ и коммерческих закупках;
  • платы с подрядчиков, которые выиграли тендеры по 615 ПП;
  • комиссии на имущественные торги;
  • вознаграждения, которое площадка получает от продавца товаров на РТС-маркете.

Также подлежат оплате дополнительные услуги — например, подписка и т. п.

Пользователями РТС-тендера являются юридические лица и индивидуальные предприниматели, которым для правильного ведения бухгалтерского учета необходимы официальные бумаги по суммам, начисленным на площадку. Формальное отражение операций на РТС-тендер — это закрывающие документы, получение которых является важным для организаций, перечисляющих средства в пользу площадки.

После списания денежных средств площадка направляет компаниям оригиналы УПД и детализацию платы по почте раз в квартал.

ЭДО позволяет получать детализацию платы ежемесячно и запрашивать данные не только за текущий, но и за предыдущие периоды.

УПД, которые получены в электронном виде, равноценны их бумажным аналогам.

Предоставление УПД в личном кабинете, где на РТС-тендер закрывающие бухгалтерские документы участники видели ранее, прекращено с 2022-07-28.

Преимущества

Электронная цифровая подпись является незаменимым инструментом для участия в торгах, ведения электронного документооборота и иных задач, например, участия в судопроизводстве.

Росэлторг предоставляет различные виды ЭЦП, подходящих для различных направлений деятельности.

Преимуществами ЭЦП Росэлторг являются:

  • возможность получения как на стандартном, так и на облачном носителе;
  • быстрота изготовления и доставки;
  • изготовление подписи, подходящей под конкретные нужды;
  • круглосуточная помощь в установке и настройке.

Электронный документооборот в закупках

Электронный документооборот в сфере закупок — это система цифрового обмена информацией и документами в рамках госзаказа. ЭДО позволяет существенно упростить процесс общения заказчиков и их контрагентов, автоматизировав его.

Как работать с ЭДО на РТС-тендер

ЭДО РТС-тендер — это система электронного документооборота торговой площадки, которая позволяет участникам закупок оперативно получать сведения и документы.

Основные положения

Граждане в повседневной жизни очень часто сталкиваются с фактом подделки документов, зачастую, не отдавая себе в этом отчет. Например, если ставят подпись на рабочих бланках за другого человека. Но не каждое подобное правонарушение будет считаться преступлением.

Чтобы правоохранительные структуры квалифицировали деяние таким образом, оно должно соответствовать некоторым параметрам:

  • Подделка осуществляется в отношении удостоверений и прочих официальных документов.
  • Подделка осуществляется из злого умысла или корыстных побуждений. Т.е. поддельные документы должны предоставлять незаконные права или освобождать от обязанностей. Также их изготовление может быть вызвано желанием скрыть следы иного правонарушения.

Российские законы не содержат определение понятия «официальный документ». В этом вопросе необходимо обратиться к Определению Конституционного Суда № 575-0-0 (от 19.05.2009). В нем указывается, что официальность определяется не по форме документа, а по его содержанию.

Т.е. в документе обязательно наличие юридически значимых фактов, которые имеют непосредственное отношение к рассматриваемому делу. Плюс для него характерно наличие еще двух признаков:

  • Документ издается официальным властным субъектом и включается в официальный документооборот.
  • Документу делегируют полномочия по предоставлению прав или обязанностей для обладателя или третьих лиц.

Уголовное наказание наступит только, если деяние вызвано злым умыслом. Общественная опасность преступления заключается в его нарушении порядка обращения официального документооборота.

В качестве предмета преступления кроме официальных документов рассматривают:

  • Государственные награды, выпущенные в СССР, РСФСР и РФ. К иностранным наградам это не относится.
  • Бланки документов со штампами.
  • Печати и штампы.
Statya-327-uk-rf.Статья 327 ук рф.

Документы могут быть на любых носителях:

  • Бумажный печатный или рукописный вариант.
  • Аудио и видео записи.
  • Электронные носители.

Говорить о наличии состава преступления можно только в том случае, если виновное лицо изготавливает и/или сбывает документы, содержание которых предоставляет права или освобождает от обязанностей. Если таковые создаются физическими лицами без нотариальной заверки, состав преступления отсутствует.

Объективная сторона преступления заключается в изготовлении фальшивых документов. Количество созданных подделок и способы изготовления не играют роли. Иногда подделка документов является частью иного преступления. И не всегда требует дополнительной квалификации.

Например, в случае изготовления фальшивого медицинского рецепта, предоставляющего право на получение средств, содержащих наркотические вещества. В такой ситуации правонарушение квалифицируется по ст. 233 УК РФ.

Преступление считается совершенным с момента окончания любого деяния, составляющего его объективную сторону. Т.е. не важно получило ли лицо какие-то права с помощью документа. Если оно его изготовило или продало, преступление считается совершенным.

В качестве субъекта преступления выступает любое физическое лицо, достигшее 16-летнего возраста, признанное дееспособным.